Braucht ein CRM die Zustimmung des Betriebsrats?

Warum gilt das für jedes CRM?

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“.

„Dazu bestimmt“ heißt nicht, dass Sie überwachen wollen. Das Bundesarbeitsgericht hat im Juli 2024 bestätigt: Es reicht, dass ein System „objektiv geeignet“ ist, Informationen über Verhalten oder Leistung zu erheben oder aufzuzeichnen. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es nicht an, und eine Speicherung ist dafür nicht zwingend nötig.

Ein CRM ordnet Anrufe, Termine, Aktivitäten und Abschlüsse den Personen zu, die sie gemacht haben. Damit hat es diese Eignung, ob Sie sie nutzen oder nicht. Einigen Sie sich mit Ihrem Betriebsrat nicht, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG).

Was ist bei Selly ab Werk ausgeschaltet?

Diese Funktionen bleiben aus, bis jemand sie bewusst einschaltet.

1. Anwesenheit in Teamsitzungen. Solange der Schalter aus ist, entsteht keine einzige Anwesenheitszeile. Ist er an, gibt es neben „anwesend“ und „abwesend“ auch „entschuldigt“ und „Vertretung“, und jede Zeile hält fest, wer sie zuletzt eingetragen hat. Schaltet ein Admin den Schalter wieder aus, bleiben schon erfasste Zeilen gespeichert, sind aber nicht mehr abrufbar.
2. Zahlen je Person in Teamsitzungen. Ohne Schalter sieht jeder seine eigene Zahl und eine Summe für das Team, die Summe erst ab fünf Personen, und beides nur für Kennzahlen, deren Quelle er selbst öffnen darf. Die Zahlen einzelner Kollegen sieht auch mit Schalter nur, wer zusätzlich das Recht dafür hat. Selly rechnet sie bei jedem Aufruf neu und speichert sie nicht. Wer vier der fünf Zahlen kennt, die eigene mitgerechnet, rechnet die fünfte aus. Davor schützt die Grenze nicht.
3. Mitschriften von Sitzungen. Eine Wortmitschrift aus Granola hängt Selly nur dann an eine Teamsitzung, wenn zwei Schalter an sind: einer für Ihr Unternehmen und einer für die jeweilige Sitzungsreihe.
4. Zeiterfassung und Anwesenheitserkennung. Das sind zwei getrennte Schalter. Der erste gibt allen die Stempeluhr. Der zweite leitet aus der Nutzung von Selly ab, wann jemand angefangen und aufgehört hat, und trägt in der Einstellung den Hinweis auf § 87 BetrVG. Getrennt sind sie, damit Ihr Betriebsrat die Messung ablehnen kann, ohne die Zeiterfassung gleich mit zu blockieren.
5. Die Spur der Anwesenheitserkennung. Selly speichert je Person und Tag drei Werte: zuerst gesehen, zuletzt gesehen, aktive Minuten. Aus der ersten und der letzten Anfrage an Selly an einem Tag werden Beginn und Ende der Arbeitszeit, sofern an dem Tag sonst nichts erfasst ist. Als Anfrage zählt auch, was eine offene Seite von selbst nachlädt, etwa ein Dashboard nach Änderungen von Kollegen. Beginn und Ende sieht die Personalverwaltung als automatisch erkannt, bezahlt werden sie erst, wenn jemand sie bestätigt. Die aktiven Minuten sieht nur die Person selbst. Nach 14 Tagen wird die Spur gelöscht, diese Frist lässt sich nicht einstellen.
6. Personenzahlen auf der Anzeigetafel. Kacheln wie „Anrufe je Mitarbeiter“ auf einem Bildschirm im Büro zeigt Selly nur mit eingeschaltetem Schalter. Geprüft wird das bei jedem Abruf der Tafel. Zahlen je Team und Tafeln für ein einzelnes Team zeigt Selly auch ohne Schalter, ohne Mindestgröße des Teams.
7. Push-Meldungen aus dem Personalbereich. Sie bleiben aus, bis die Personalverwaltung sie einschaltet.

Kappt Selly einen vergessenen Timer, bekommt nur die betroffene Person eine Meldung. Die Personalverwaltung sieht den gekürzten Eintrag wie jeden anderen. Der Chat hat keine Lesebestätigung, keine Online-Anzeige und keine Tippanzeige. Daumen und „Erledigt“ an einer Nachricht setzt man bewusst, alle im Raum sehen, wer sie gesetzt hat. Selly merkt sich je Person, bis wohin sie einen Raum gelesen hat, und zeigt diesen Stand nur ihr selbst. Telefonate nimmt Selly nicht auf. Die Schalter „Anrufaufnahme“ in der Anrufeinstellung und bei den Telefonie-Angaben je Person haben heute keine Wirkung, weil kein Telefonie-Anschluss sie auswertet.

Wer legt die Schalter um, und sieht man das später?

Die Schalter für Sitzungen legt nur ein Admin Ihres Unternehmens um. Wer Sitzungsreihen verwalten darf, kommt nicht heran. Er entscheidet nur für die Reihen, die er sieht, ob sie Mitschriften bekommen, und das wirkt erst, wenn der Schalter für das Unternehmen an ist. Die Schalter für Arbeitszeit und Push-Meldungen liegen bei der Personalverwaltung, der für die Anzeigetafel bei der IT-Verwaltung.

Wer in Sitzungen einen der Schalter für Anwesenheit, Zahlen oder Mitschriften umlegt, steht mit Zeitpunkt und neuem Stand in der Audit-Kette. Das gilt für die Schalter des ganzen Unternehmens wie für die Freigabe einer einzelnen Reihe, und ebenso für die Schalter der Arbeitszeit. Bei der Arbeitszeit zeigt die Einstellung selbst die drei jüngsten Einträge. Den Schalter der Anzeigetafel hält der Aktivitätsverlauf fest, nicht die Audit-Kette. Wird das Konto der Person gelöscht, die ihn umgelegt hat, verschwindet auch dieser Eintrag. Wer die Push-Meldungen des Personalbereichs einschaltet, hält Selly nirgends fest.

Über Selly lässt sich kein Eintrag der Audit-Kette ändern oder löschen, das verhindert die Datenbank selbst. Jeder Eintrag ist per SHA-256 mit dem vorigen verkettet, damit Eingriffe auffallen. Wer die Datenbank direkt verwaltet, also wir als Betreiber, könnte diese Sperre aber aufheben und die Kette neu berechnen.

Was lässt sich bei Selly nicht abschalten?

Diese Punkte gehören genauso in das Gespräch mit Ihrem Betriebsrat.

1. Anrufprotokolle je Person. Zu jedem Anruf speichert Selly, wer ihn geführt hat, wann, wie lange und mit welchem Ergebnis. Eine eigene Löschfrist gibt es dafür nicht.
2. Kennzahlen je Mitarbeiter im Dashboard. Ab Werk sind Ranglisten dabei, etwa Akquise-Anrufe, gewonnene Deals oder gewonnener Umsatz je Mitarbeiter. Ein Admin kann jede davon einzeln sperren, aber auch neue je Person anlegen. Einen Schalter für alle auf einmal gibt es nicht, und anders als in Sitzungen keine Mindestgröße der Gruppe. Wer welche Zahlen sieht, folgt der Hierarchie: Admins sehen alle, Teamleitungen ihr Team, alle anderen nur sich selbst. Ein Admin kann eine solche Rangliste aber auf ein Vorgabe-Dashboard legen und sie damit allen zeigen, denen er es zuweist, wenn er es auf firmenweit stellt. Anders als bei der Anzeigetafel gibt es dafür keinen Schalter.
3. Wer was getan hat. Aktivitätsverlauf und Audit-Kette speichern zu jedem Eintrag die handelnde Person. Einträge der Audit-Kette lassen sich über Selly nicht ändern und haben keine Löschfrist.
4. Anmeldungen. Wann sich jemand zuletzt angemeldet hat, sehen Admins, die IT-Verwaltung, die Personalverwaltung in der Personalakte und für den Support auch wir als Betreiber. Im Organigramm steht „Online“, wenn die Anmeldung keine fünf Minuten her ist. Die Verwaltungsübersicht zeigt einem Admin die jüngsten Anmeldungen und Fehlversuche mit Namen. Im Aktivitätsverlauf stehen die Anmeldungen 365 Tage. Jede Anmeldung, jeder Fehlversuch und jede Abmeldung steht außerdem mit Person und Zeitpunkt in der Audit-Kette, und die hat keine Löschfrist.
5. Unsere Nutzungszählung. Selly zählt je Person, Tag und Bereich, wie oft jemand das System nutzt, wie oft er dabei etwas ändert und wann zuletzt. Den Chat nehmen wir davon aus. Ihr Admin sieht diese Zählung nicht, unser Betreiberbereich zeigt davon nur Summen je Unternehmen. Nach 31 Tagen fasst Selly die Werte je Person zu einer Summe je Unternehmen, Tag und Bereich zusammen, danach steckt keine Person mehr darin.
6. Feste Löschfristen. Die Fristen stehen im Code und lassen sich für Ihr Unternehmen nicht ändern. Eine Betriebsvereinbarung mit eigenen Fristen können Sie heute nicht per Einstellung umsetzen.
7. Unvollständige Selbstauskunft. Beschäftigte laden ihre Personalakte samt Vergütung, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, die Spur der Anwesenheitserkennung, die Lohnübergaben an die Kanzlei und ihre festgeschriebene Provision selbst herunter. Anrufprotokolle, Aktivitätsverlauf, die Audit-Kette samt Anmeldungen, unsere Nutzungszählung und die Anwesenheit in Sitzungen fehlen darin.

Was heißt das für die Betriebsvereinbarung?

Selly bleibt ein System, das Leistung und Verhalten Personen zuordnen kann, auch wenn einzelne Auswertungen aus sind.

Eine Betriebsvereinbarung muss selbst die DSGVO einhalten. Ob eine Verarbeitung darin erforderlich ist, dürfen Gerichte voll überprüfen (EuGH, Urteil vom 19.12.2024, C-65/23).

Führen Sie mehrere Betriebe in einem Selly-Zugang, klären Sie früh, wer verhandelt. Für die unternehmenseinheitliche Nutzung von Microsoft Office 365 hat das Bundesarbeitsgericht den Gesamtbetriebsrat für zuständig erklärt (Beschluss vom 08.03.2022, 1 ABR 20/21).

Über die Planung technischer Anlagen müssen Sie den Betriebsrat rechtzeitig und mit den nötigen Unterlagen unterrichten (§ 90 Abs. 1 BetrVG).

Wo steht das?

1. § 87 BetrVG: Mitbestimmungsrechte, hier Abs. 1 Nr. 6 und Abs. 2.
2. § 90 BetrVG: Unterrichtung und Beratung bei der Planung.
3. BAG, Beschluss vom 16.07.2024, 1 ABR 16/23: Die objektive Eignung genügt, Randnummern 25 und 37.
4. BAG, Beschluss vom 08.03.2022, 1 ABR 20/21: Gesamtbetriebsrat bei Office 365.
5. EuGH, Urteil vom 19.12.2024, C-65/23: Gerichte kontrollieren Kollektivvereinbarungen wie Betriebsvereinbarungen voll.

Das ist keine Rechtsberatung. Ob und wie Ihr Betriebsrat mitbestimmt, klären Sie mit ihm und mit einer Anwältin oder einem Anwalt für Arbeitsrecht. Die Angaben zu Selly geben den Stand vom 5. Oktober 2026 wieder.

Wollen Sie die Schalter sehen?

In der Vorführung zeigen wir Ihnen die Schalter im laufenden System. Bringen Sie Ihre Fragen mit, gern auch Ihren Betriebsrat.